POLITIQUE EN MATIERE DE CONFLITS D’INTERÊTS

1. CADRE GENERAL

Poe-ma Insurances a comme priorité première la volonté d’agir d'une manière honnête, équitable et professionnelle qui sert au mieux les intérêts de ses clients. Dans ce cadre et conformément à la législation, Poe-ma Insurances a pris des mesures adéquates destinées à identifier, prévenir et gérer les conflits d’intérêts pouvant intervenir dans le cadre de ses activités.

Tenant compte de ce qui précède et des caractéristiques de nos activités, Poe-ma Insurances a élaboré une politique de gestion en matière de conflits d’intérêts dont le présent document est un résumé. Sur demande, vous pouvez obtenir un complément d’information qui vous sera fourni sur un support durable.

2. IDENTIFICATION DES CAS DE CONFLITS D’INTERÊTS POTENTIELS

Des conflits d’intérêts peuvent intervenir entre :

• Poe-ma Insurances (en ce compris toute personne qui lui est liée comme par exemple notamment les administrateurs, les gérants, les personnes qui exercent un contrôle sur l’entreprise, les salariés impliqués dans la prestation de services d’intermédiation en assurances et les mandataires – ci-après « les personnes liées ») et les clients,
• les clients entre eux.

Tenant compte des caractéristiques de notre bureau, nous avons identifié les cas potentiels de conflits d’intérêts.
En voici quelques exemples :

• Situation dans laquelle un gain financier peut être réalisé ou une perte financière évitée aux dépens du client,
• Poe-ma Insurances a un intérêt dans le résultat d’un service d’intermédiation en assurances ou d’une transaction réalisée qui est différent de l’intérêt du client,
• Poe-ma Insurances est incité, pour des raisons financières ou autres, à privilégier les intérêts d’un autre client ou groupe de clients par rapport à ceux du client concerné,
• Poe-ma Insurances a la même activité professionnelle que le client,
• Poe-ma Insurances reçoit d’une personne autre que le client un avantage en relation avec le service d’intermédiation en assurances fourni au client, sous la forme d’argent, de biens ou de services, autre que la commission ou les frais normalement pratiqués pour ce service.
• Poe-ma Insurances fait partie d’un groupe,

3. POLITIQUE DE GESTION EN MATIERE DE CONFLITS D’INTERÊTS

Poe-ma Insurances a mis en place toute une série de mesures afin de gérer les conflits d’intérêts qui pourraient se poser. Ces mesures sont notamment les suivantes :

• le respect par le personnel et toute autre personne liée au bureau d’une note d’instruction interne reprenant les principes et les mesures à respecter dans le cadre de la gestion des conflits d’intérêts,
• une politique adaptée en matière de rémunération du personnel et de toute autre personne liée à Poe-ma Insurances,
• une politique en matière de cadeaux ou autres avantages,
• des mesures organisationnelles qui garantissent le caractère confidentiel des données communiquées par les clients,
• des mesures organisationnelles en matière de gestion séparée lorsque cela s’avère nécessaire,
• une politique suivant laquelle si un conflit d’intérêt spécifique ne peut être résolu, Poe-ma Insurances se réserve le droit de refuser la demande du client concerné et ce, dans le seul but de protéger ses intérêts.

4. INFORMATION AU CLIENT

Lorsque les dispositions organisationnelles ou administratives prises par Poe-ma Insurances pour gérer les conflits d’intérêts ne suffisent pas à garantir, avec une certitude raisonnable, que le risque de porter atteinte aux intérêts du client sera évité, Poe-ma Insurances informera ceux-ci par écrit ou sur tout autre support durable, avant d’agir en leur nom, de la nature générale et/ou de la source de ces conflits d’intérêts. Le choix final du suivi réservé à la situation qui est à la base du conflit d’intérêt concerné appartient au client. Si un conflit d’intérêt spécifique ne peut être résolu, Poe-ma Insurances se réserve le droit de refuser la demande du client concerné et ce, dans le seul but de protéger ses intérêts.

5. SUIVI DE LA POLITIQUE DE GESTION EN MATIERE DE CONFLITS D’INTERÊTS

Conformément à la réglementation, Poe-ma Insurances tient et actualise régulièrement un registre des conflits d’intérêts qui surviennent et qui comportent un risque sensible d’atteinte aux intérêts d’un ou de plusieurs clients. La mention de conflits d’intérêts dans le registre peut conduire à actualiser la liste des conflits d’intérêts potentiels et vice et versa. Si cela s’avère nécessaire, Poe-ma Insurances actualise/modifie sa politique de gestion en matière de conflits d’intérêts.

Les personnes liées à Poe-ma Insurances sont tenues de respecter les instructions internes relatives à la politique en matière de conflits d’intérêts.